DZIAŁAMY W KONSORCJUM

fingrow enterprise support biznes inwestycje

FINGROW CARS należy do grupy FINGROW CONSULTING GROUP SA

ROZLICZENIE NAJMU SAMOCHODÓW

Jak rozliczać wynajem samochodów?

 

Samochód ułatwia prowadzenie biznesu, a w wielu przedsiębiorstwach stanowi wręcz podstawę ich funkcjonowania. Jeśli właściciel firmy decyduje się na najem samochodu, w jaki sposób powinien go prawidłowo rozliczyć?

 

Najem (krótko-, średnio- bądź długoterminowy) samochodu polega na uiszczaniu comiesięcznego abonamentu, w ramach którego możliwe jest użytkowanie pojazdu. Pomiędzy firmą wynajmującą (to znaczy dysponującą autami na wynajem) a przedsiębiorcą zostaje spisana umowa najmu. Oprócz abonamentu najemca (przedsiębiorca) ponosi wydatki związane z bieżącym użytkowaniem samochodu, do których zalicza się między innymi:

  • zakup paliwa,
  • opłaty za parking,
  • opłaty za przejazd autostradą,
  • usługi związane z czyszczeniem i konserwacją samochodu,
  • ewentualne koszty napraw.

 

Jeśli przedsiębiorca chce powyższe wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, powinien prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówkę. Dzięki niej będzie mógł obliczyć konkretną kwotę wydatków do rozliczenia.

 

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym kilometrówka powinna zawierać poniższe dane:

  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • imię, nazwisko, adres użytkownika pojazdu,
  • numer rejestracyjny samochodu,
  • pojemność silnika,
  • opis trasy (skąd–dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • stawkę za 1 km przebiegu,
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
  • podpis przedsiębiorcy.

 

Wydatki związane z prowadzenia kilometrówki należy uwzględnić w kol. 13 Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR). Przy czym uwaga: suma wszystkich wydatków związanych z samochodem, która zostanie zaliczona do kosztów podatkowych, nie może być wyższa niż kwota limitu wynikającego z prowadzonej kilometrówki. Limit oblicza się następująco: suma przejechanych kilometrów x (pomnożyć) przez stawkę za 1 km.

 

Obecnie obowiązujące stawki dla samochodu osobowego:

o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

 

Jak natomiast rozliczyć miesięczny abonament związany z użytkowaniem wynajmowanego samochodu? Zgodnie ze stanowiskiem Ministra Finansów czynsz za pojazd nie jest wydatkiem o charakterze eksploatacyjnym, co oznacza, że kwotę abonamentu można rozliczyć w całości (to jest „wrzucić w koszty”) na podstawie wystawionej faktury. Cała faktura za miesięczny abonament może zatem zostać zaksięgowana w KPiR.

 

„Wydatkami o charakterze eksploatacyjnym nie są wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej. Są to wydatki na uzyskanie samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu, a zatem są kategorią odrębną od kosztów eksploatacji samochodu” – można przeczytać w interpretacji Ministra Finansów z dnia 8 listopada 2013 r. Cały dokument dostępny jest tutaj.